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Insbesondere für Anfänger ist es oftmals schwer alle Funktionen einer Tastatur zu kennen. Ohne Probleme lassen sich die Buchstaben und Zahlen einer Tastatur finden und bedienen. Wissen muss man zu den Buchstaben lediglich, dass mithilfe der Shift-Taste (auch Hochstell- oder Umschalttaste) Großbuchstaben realisiert werden können. Es gibt aber außer diesen Tasten noch eine Reihe anderer Tasten, die man kennen sollte. Und die Buchstabentasten bieten außer der Groß- und Kleinschreibung noch einige Sonderzeichen.
Die folgende Abbildung zeigt die sogenannte „Bildschirmtatstatur“, welche in Windows 10 enthalten ist und man sich jederzeit anzeigen lassen kann. Dazu geht man in die „Einstellungen“, dort in den Punkt „Erleichterte Bedienung“, wo man unter „Tastatur“ die „Bildschirmtastatur verwenden“ einschalten kann. Zum Ausschalten der Bildschirmtastatur muss man nicht zurück in die Einstellungen, sondern schaltet diese über das „X“ am oberen rechten Rand der Bildschirmtastatur aus.

Die Abbildung zeigt eine externe Tastatur mit einem Nummerntastenfeld auf der rechten Seite, welches bei Laptops meist nicht vorhanden ist.
Wenden wir uns jetzt aber den Tasten und deren Funktionalität zu. Zunächst fällt beim Betrachten der Buchstaben-Tasten auf, dass es einige gibt bei denen sich unten rechts neben dem Buchstaben ein Sonderzeichen befindet.
Anmerkung: Die Darstellung von Sonderzeichen setzt – wie die Darstellung von Buchstaben und Zahlen – natürlich die Verwendung einer Anwendung voraus, in welcher Text dargestellt werden kann, wie z.B. Word.
Schauen wir uns zunächst die Steuerungstasten an, welche zwar keine Zeichen darstellen, aber dennoch wichtig sind.

Wenn man Word öffnet und ein neues Dokument beginnt, sind etliche Einstellungen wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Zeilenabstand, Textausrichtung und viele andere mehr bereits vorgegeben. Genau diese Informationen werden in einer Formatvorlage gespeichert.
Wenn man also anfängt Text einzugeben ist die Schriftart „Calibri“, die Schriftgröße „11“, die Textausrichtung „linksbündig“, usw. Man muss sich also darum nicht kümmern. All diese Informationen sind in der Formatvorlage „Standard“ hinterlegt. Sie ist sozusagen die Basiseinstellung für den Text.

Nun kann es aber sein, dass man z.B. eine andere Schriftart und -größe für seinen Text haben möchte. Die meisten User von Word wissen, dass man dies schnell ändern kann. Man markiert den Text markiert und ändert im Menü „Start“ im Register „Schriftart“ über das Auswahlfenster die Schriftart und im Fenster direkt daneben die Schriftgröße. Alternativ kann man die Schriftart und -größe aber auch über das nach dem Markieren des Textes angezeigte Fenster ändern, welches bereits Schriftart und -größe anzeigt.
Diese Einstellungen gelten für den markierten Text. Wenn man direkt hinter dem markierten Text weiteren Text eingibt wird die eben gewählte Schriftart und -größe beibehalten. Selbst wenn man einen Zeilenumbruch über die Eingabetaste macht bleiben beide Einstellungen erhalten. Auch ein Sprung auf die nächste Seite über die Tastenkombination „Strg“ und „Eingabe“ ändert dies nicht. Hat man allerdings bereits einige leere Zeilen und klickt direkt in eine davon sind Schriftart und -größe wieder auf den voreingestellten Werten. Dies passiert ebenso, wenn man im Text z.B. eine Überschrift mit Hilfe der entsprechenden Formatvorlage setzt. Zum einen sind Schriftart und -größe über die Formatvorlage wieder auf den Voreinstellungen und zum anderen ist der anschließend eingegebene Text ebenfalls wieder auf den Voreinstellungen. D.h. man muss den eingegebenen Text wieder markieren und Schriftart und -größe wieder ändern. Schreibt man viel Text kann dies nicht nur Zeit kosten, sondern irgendwann vergisst man eventuell auch Schriftart und -größe zu ändern. Dies kann man verhindern, wenn man Schriftart und -größe in der Formatvorlage Standard ändert.

Will man z.B. Schriftart und -größe für ein Dokument ändern, sollte man die Formatvorlage „Standard“ ändern, damit die Einstellungen für das Dokument erhalten bleiben. Klickt man mit der rechten Maustaste im Menü „Start“ im Register „Formatvorlagen“ auf die Formatvorlage „Standard, öffnet sich ein kleines Fenster in welchem man „Ändern auswählt“. Daraufhin öffnet sich das Fenster „Formatvorlage ändern“.
Im oberen Teil des Fensters sieht man den Namen der Formatvorlage und etwas weiter darunter unter Formatvorlage für folgenden Absatz ebenfalls den Eintrag „Standard“. Das bedeutet, dass nach einem Zeilenumbruch auch der nächste Absatz im Format Standard ausgeführt wird. Dies macht natürlich Sinn, da „Standard“ die Formatvorlage für den Fließtext ist.
Im Teil Formatierung sieht man die Formatierungseinstellungen für die Schrift. Diese entsprechen in ungefähr den möglichen Einstellungen wie im Menü „Start“ im Register „Schriftart“. Hier können also z.B. die Schriftart und -größe, die Textausrichtung (linksbündig, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz) eingestellt werden.
Direkt im Fenster darunter wird eine Vorschau zur Kontrolle angezeigt. Darunter werden dann die Einstellungen aufgeführt.
Die darunter befindlichen Einstellungen „Zum Formatvorlagenkatalog hinzufügen“ und die Auswahl „Nur in diesem Dokument“ sind ausgewählt und man sollte es dabei belassen.
Ganz unten auf der linken Seite findet man den Button „Format“. Klickt man auf diesen wird eine Auswahl angeboten, für die man etwas ändern könnte. Dabei sind auch Punkte, wie z.B. die Schriftart, welche man bereits oben ändern konnte. Allerdings findet man über diese Auswahl noch weitere – die Schriftart betreffende – Einstellungen. Von besonderem Interesse neben der Schriftart ist dabei der Punkt „Absatz“, da man hier insbesondere den Zeilenabstand und den Abstand vor und nach einem Absatz einstellen kann.

Ohne die Formatvorlage „Standard“ geht es nicht. Aber braucht man auch die anderen Formatvorlagen? Und wenn ja, wozu? Wenn man in einem Dokument mit Überschriften arbeiten will, sollte man die Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“, …, Überschrift 9 verwenden. Dabei ist „Überschrift 2“ eine Unterüberschrift von „Überschrift 1“ usw. Wahrscheinlich benötigt man kaum Unter-Überschriften bis zur 9. Ebene. Man wählt eine Überschriftformatvorlage aus indem man den Cursor irgendwo in den Text für die Überschrift platziert und dann auf die gewünschte Formatvorlage klickt.
Hat man für den Fließtext z.B. die Schriftart geändert, sollte diese auch in den Überschriften geändert werden, da in den Voreinstellungen die Schriftart Calibri eingestellt ist. Das kann man natürlich machen indem man die Überschrift markiert und die Schriftart entsprechend ändert. Möchte man nun, dass auch die Formatvorlage die Schriftart beibehält, klickt man mit der rechten Maustaste z.B. auf die Formatvorlage „Überschrift 1“ und wählt den Punkt „Überschrift 1 aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen“. Jetzt ist die Schriftart für die Überschrift 1 auf die neue Schriftart umgestellt und behält dies in dem Dokument bei. Natürlich könnte man wie bei der Standard-Formatvorlage auch über „Ändern“, durch rechten Klick mit der Maustaste, die Schriftart ändern.
Außer den Formatvorlagen für Standard gibt es noch für viele andere Zwecke Formatvorlagen, wie z.B. Titel, Untertitel, Literaturverzeichnis, Inhaltsverzeichnis und etliche mehr. Mit all diesen Formatvorlagen kann in gleicher Weise wie für Standard- oder den Überschrift-Formatvorlagen verfahren werden.

Gibt es, außer z.B. einer einmaligen Einstellung für Schriftart und -größe in der Standard Formatvorlage, Gründe die anderen Formatvorlagen zu nutzen? Lohnt es sich z.B. die Überschriften umzuändern?
Es gibt mehrere gute Gründe Formatvorlagen zu nutzen:

• Stellt sicher und spart damit Zeit, geänderte Formatierungen im Dokument beizubehalten, ohne dies ggf. immer wieder manuell machen zu müssen und eventuell etwas dabei zu übersehen.
• Mit den Formatvorlagen für Überschriften ist es möglich die in Word vorhandene automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses zu generieren. (Das Inhaltsverzeichnis wird aus den mit Überschrift-Formatvorlagen formatierten Überschriften generiert.)
• Bearbeitungen eines Dokumentes über längere Zeit stellen sicher, immer die gewünschten Einstellungen zu haben, ohne diese immer wieder neu machen zu müssen.

Weitere Information zur Inhaltsübersicht finden sich in „Wie funktioniert das Inhaltsverzeichnis“.

Word bietet eine automatische Inhaltsübersicht an. Dazu muss man aber mit den Formatvorlagen für Überschriften (Überschrift 1, Überschrift 2, usw.) arbeiten, da ansonsten lediglich die Überschrift "Inhalt" oder „Inhaltsverzeichnis“ und darunter der Text „Es wurden keine Einträge für das Inhaltsverzeichnis gefunden.“ angezeigt wird. Aber der Reihe nach.

Um ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen muss man sich in das Menü „Referenzen“ (bzw. „Verweise“ in den Versionen bis Word 2016) begeben. Dort findet man den Eintrag „Inhaltsverzeichnis“. Klickt man auf das Inhaltsverzeichnis öffnet sich ein Fenster und bietet 3 integrierte Inhaltsverzeichnisse an.

Die beiden ersten Inhaltsverzeichnisse unterscheiden sich lediglich durch die Überschrift. Sowohl das Verzeichnis mit der Überschrift „Inhalt“ als auch das mit der Überschrift „Inhaltsverzeichnis“ zeigen alle Überschriften, welche mit den Formatvorlagen „Überschrift 1“, "Überschrift 2“ und „Überschrift 3“ formatiert wurden. Außer den beiden integrierten Inhaltsverzeichnissen findet sich auch ein manuelles Verzeichnis, in welches man jede Überschrift manuell eintragen kann. Auf das manuelle Verzeichnis werde ich hier nicht eingehen.

Wem die Formatvorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 3“ nicht ausreichen und wer gerne mehr Unterüberschriften haben möchte kann dies über den Eintrag „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…“ einstellen. Klickt man im Menü „Referenzen“ (bzw. "Verweise") auf den Punkt „Inhaltsverzeichnis“ und wählt dann das benutzerdefinierte Inhaltsverzeichnis, hat man hier die Möglichkeit Einfluss auf die Überschrift-Formatvorlagen zu nehmen. In dem sich öffnendem Fenster „Inhaltsverzeichnis“ klickt man dazu auf den Button „Ändern…“. Es öffnet sich das Fenster „Optionen für Inhaltsverzeichnis“. Es werden bereits „Überschrift 1“ bis „Überschrift 3“ unter der „Inhaltsverzeichnisebene“ als ausgewählt mit einem Haken und mit der Angabe der Ebene 1 – 3 angezeigt. Um weitere Ebenen hinzuzufügen kann man in den gewünschten Formatvorlagen durch Angabe einer Nummer (4, 5, usw.) weitere Formatvorlagen hinzufügen. Außer denen für Überschriften kann man noch die Formatvorlagen „Fußzeile“, „Inhaltsverzeichnisüberschrift“, "Kopfzeile" und „Standard“ auswählen.
Wer also nur weitere Ebenen für Überschriften benötigt, hat eine noch schnellere Möglichkeit die Anzahl der anzuzeigenden Ebenen über den Punkt „Ebenen anzeigen:“ zu ändern, in dem man hier einfach die Anzahl der anzuzeigenden Ebenen auswählt.

Über das benutzerdefinierte Inhaltsverzeichnis hat man außer auf die Auswahl der Formatvorlagen noch weitere Einflussmöglichkeiten. So kann man entscheiden ob die Seitenzahlen angezeigt werden sollen und ob die Seitenzahlen rechtsbündig angezeigt werden sollen. Entscheidet man die Seitenzahlen nicht rechtsbündig anzuzeigen, hat man natürlich keinen Einfluss mehr auf die Füllzeichen bis zur Seitenzahl. Ansonsten kann man auch andere Füllzeichen als die voreingestellten Punkte (………) nehmen (Unterstriche _ _ _ , oder eine durchgehende Unterlinie ____ ). Über den Punkt „Formate“ kann man unterschiedliche Layouts für das Inhaltsverzeichnis auswählen. Wie das Inhaltsverzeichnis dann aussieht, wird im oberen Fenster „Seitenansicht“ angezeigt. Übrigens wird das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses im Fenster daneben für Webseiten angezeigt. Hier werden keine Seitenzahlen angegeben, da diese im Web nicht vorhanden sind und somit keinen Sinn ergeben würden.

Ein Inhaltsverzeichnis kann nicht so einfach durch Markieren und Löschen entfernt werden. Die einfachste und schnellste Möglichkeit bietet der Punkt „Inhaltsverzeichnis entfernen“ im Menü „Referenzen“ (bzw. „Verweise“) unter dem Punkt „Inhaltsverzeichnis". Wird dieser Punkt ausgewählt, wird das Inhaltsverzeichnis sofort gelöscht. Dazu muss man weder das Inhaltsverzeichnis markiert haben noch sich auf der gleichen Seite befinden.

Wer in seinem Dokument Verzeichnisse wie ein Literaturverzeichnis, ein Abbildungsverzeichnis oder ein Tabellenverzeichnis benötigt, möchte diese wahrscheinlich auch im Inhaltsverzeichnis aufgeführt sehen. Die Verzeichnisse werden nicht in den automatischen Inhaltsverzeichnissen aufgeführt. Verzeichnisse werden entweder automatisch mit der Formatvorlage „Überschrift 1“ formatiert (z.B. das Literaturverzeichnis) oder werden ohne Überschrift ausgegeben. Im ersten Fall werden die Verzeichnisse also im Inhaltsverzeichnis bereits mit ausgegeben, da sie eine Formatvorlage für die Überschrift haben. Im 2. Fall müsste man für das Verzeichnis aber sowieso eine Überschrift hinzufügen, die nach der Formatierung mit einer Überschrift-Formatvorlage dann auch im Inhaltsverzeichnis erscheint.

Man muss ein Inhaltsverzeichnis nicht löschen und wieder neu erstellen, wenn sich etwas geändert hat. Es ist ja durchaus möglich, dass sich die Seitenzahlen für ein Inhaltsverzeichnis verschieben, wenn man z.B. zusätzlichen Text einfügt oder Text löscht. Ebenfalls möglich wären zusätzliche Überschriften oder auch der Wegfall von Überschriften. Und auch wer bereits ein Inhaltsverzeichnis erstellt hat, ohne schon Überschriften zu haben, muss einfach nur das Inhaltsverzeichnis anklicken. Jetzt bietet Word die Möglichkeit der Aktualisierung an, indem man auf „Inhaltsverzeichnis aktualisieren…“ klickt. Jetzt hat man die Wahl entweder nur Seitenzahlen zu aktualisieren oder das gesamte Verzeichnis zu aktualisieren. Während die erste Möglichkeit nur die Seitenzahlen aktualisiert, werden über die zweite Möglichkeit zusätzlich zu den Seitenzahlen, hinzugekommene oder entfernte Überschriften berücksichtigt.